BIURO PRZYSZŁOŚCI – JAK NIM EFEKTYWNIE ZARZĄDZAĆ W MODELU HYBRYDOWYM?

NASZ STYL PRACY SIĘ ZMIENIA...

Czy Twoje miejsce pracy jest gotowe na wyzwania przyszłości?

W pracy najważniejszy jest jej rezultat, a nie miejsce lub czas, w którym jest wykonywana.

Biura nie znikną z naszego horyzontu, z drugiej strony możliwość wyboru miejsca pracy jest bardzo ważna dla wielu pracowników. Ci chcą być oceniani na podstawie wyników.

Chcą dostarczać pracę najwyższej jakości. Potrzebują do tego wsparcia technologii, która pozwoli im realizować obowiązki na tym samym poziomie stacjonarnie w biurze i zdalnie z domu. Wyzwaniem jest stworzenie takiego środowiska pracy, które można elastycznie dostosowywać do zmieniających się potrzeb pracowników i ewolucji stylu pracy.

Pojawiają się
następujące problemy...

Przed spotkaniem pracownicy tracą czas na szukanie wolnej sali spotkań
Zmienia się liczba osób, które 100% swojego czasu spędzają w biurze, firma powinna zmniejszyć liczbę biurek i zaaranżować strefę do współpracy
Nowe osoby mają problem z odnalezieniem konkretnych sal czy biurka
W biurze nie działa rezerwacja biurek, każdy po przyjściu szuka wolnego dla siebie

STWÓRZ ŚRODOWISKO, KTÓRE WSPIERA PRACĘ HYBRYDOWĄ

Buduj pozytywne doświadczenie pracowników

Pracownicy nie mogą czuć się uwiązani do biurka. Powinni mieć natomiast całodobowy i zdalny dostęp do narzędzi, które pozwolą im szybko wybrać i zarezerwować biurko, salę konferencyjną
na burzę mózgów czy wskazać miejsce, przy którym może usiąść ich kolega z grupy projektowej.

Dzięki temu minimalizujemy czas tracony na szukanie przestrzeni do współpracy lub sprawdzenie, przy którym biurku siedzi danego dnia nasz współpracownik.

Korzystając z narzędzi do rezerwacji firma zyskuje również dostęp do danych na temat tego, w jaki sposób pracownicy korzystają z biura. Na ich podstawie można wprowadzać zmiany i zadbać
o efektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej.

40% pracowników traci nawet
30 minut dziennie na poszukiwanie miejsca do współpracy.

Forbes, 2022

JEDNA APLIKACJA.
NOWE MOŻLIWOŚCI.

Zadbaj o komfort pracowników

Korzystanie z wielu różnych aplikacji i systemów jest czasochłonne i bywa frustrujące. Szczególnie, że można ten proces zoptymalizować dzięki intuicyjnej aplikacji. Rezerwacja biurka, sali konferencyjnej, zamawianie dodatkowych usług potrzebnych do organizacji spotkania może być zrealizowana w jednym systemie.

Co to jest RICOH Spaces?

RICOH Spaces to platforma, która pozwala na szybką rezerwację sali konferencyjnej, przestrzeni projektowej, biurka i miejsca parkingowego. Dzięki danym, które gromadzi na temat codziennych zachowań pracowników w biurze pozwala precyzyjnie określić, jakie zmiany powinny być wprowadzone, aby spełniało ono oczekiwania zespołu i nie generowało niepotrzebnych kosztów.

Umożliwia szybką rezerwację w aplikacji zainstalowanej na smartfonie
Zapewnia podgląd wykorzystania przestrzeni w czasie rzeczywistym
Pozwala na zdalną rejestrację gości odwiedzających biuro i uniknięcie kolejek przy recepcji
Zapewnia dostęp do interaktywnej mapy biura

RICOH Spaces integruje się z kalendarzami Office 365 i Google Workspace.

PRZYGOTUJ FIRMĘ NA WYZWANIA PRZYSZŁOŚCI

Reaguj elastycznie na nowe potrzeby swoich pracowników

Firmy, które są w stanie szybko dostosować się do wyzwań związanych z pracą w modelu hybrydowym zyskują podwójnie. Po pierwsze dbając o komfort pracowników maksymalizują ich efektywność, po drugie optymalizują koszty utrzymania biura, które jest dopasowane do liczby użytkowników.

RICOH Spaces to platforma, którą można rozwijać i dostosowywać do nowych potrzeb firmy. Dzięki niej zyskujesz dostęp do danych, na bazie których możesz przearanżować przestrzeń swojego biura.

Możesz skorzystać z wiedzy naszych ekspertów, którzy pomogą w stworzeniu optymalnego środowiska wspierającego współpracę.

Tam, gdzie większość dostawców oprogramowania oferuje po prostu swoje rozwiązanie, Ricoh robi krok w naszą stronę i tworzy coś szytego na naszą miarę.

David Peters, Head of IT, CBI

OPTYMALIZUJ SWOJE BIURO W OPRACIU O KONKRETNE DANE

Korzystaj efektywnie z przestrzeni biurowej

Utrzymanie biura stanowi duży koszt. Bez wiedzy dotyczącej realnego wykorzystania tej powierzchni nie jesteś w stanie określić, czy jest ona zoptymalizowana pod względem kosztowym.

RICOH Spaces wykorzystuje możliwości oferowane przez IoT. Dzięki temu system dostarcza przejrzystych danych na temat korzystania z przestrzeni, pokazując, które obszary są użytkowane właściwie, a których potencjał się marnuje. Na podstawie tych informacji można podejmować decyzje o obniżeniu kosztów, czy przearanżowaniu przestrzeni lub ich wyłączenia z użytkowania
w okresie, w którym w biurze będzie pracowało mniej osób.

RICOH Spaces to intuicyjna platforma, która pozwala na bieżąco reagować i wprowadzać konieczne zmiany w biurze. Jest dostępna 24/7, podnosi komfort pracy i jest źródłem cennych danych
dla zarządzających firmą.

Zazwyczaj firmy efektywnie wykorzystują swoją przestrzeń
biurową zaledwie w 35-50%.

Beezy, 2021

WSZYSTKIE DANE W JEDNYM MIEJSCU

RICOH Spaces – wszystko w jednym

RICOH Spaces to działające w chmurze rozwiązanie modułowe. Integruje się bezpośrednio
z kalendarzami Office 365 i Google Workspace. Dzięki wykorzystaniu istniejącej usługi
Active Directory (AD) i łączy wszystkie dane w jednej, intuicyjnej aplikacji.

PLATFORMA, KTÓRA ROZWIJA
SIĘ Z TWOJĄ FIRMĄ

Wdrożenie RICOH Spaces przebiega sprawnie i bezproblemowo.
W zależności od potrzeb szybko wprowadzamy moduły, z których
w danym momencie chce korzystać firma. Spośród dostępnych opcji
można elastycznie wybrać te, które są obecnie najbardziej potrzebne.

RICOH Spaces można rozbudowywać o kolejne moduły w miarę pojawiania się nowych wyzwań.

Rezerwacja biurek
Rezerwacja sal konferencyjnych i pokojów spotkań
Interaktywna mapa biura
Zamawianie dodatkowych usług

Bezpieczny powrót do biura
Internet Rzeczy (IoT)
Digital signage

Szukaliśmy rozwiązania, które będzie zbierało dane na temat
bieżącej zajętości biura i na tej bazie będzie regulowało liczbę
biurek dostępnych do rezerwacji.

Tom van Dael, Finance & IT Director, Visma | Raet

Case Study: easyJet

RICOH SPACES WSPIERA HYBRYDOWY MODEL PRACY W EASYJET

Wyzwanie

Zespół easyJet stale się powiększał a siedziba główna firmy, Luton Campus, zaczynała pękać w szwach. Już przed nastaniem pandemii Covid-19 firma szukała rozwiązania, które będzie wspierało pracę w modelu hybrydowym i pozwoli na efektywne zarządzanie powierzchnią biurową, rezerwacją biurek i sal konferencyjnych. easyJet zależało na wprowadzeniu narzędzia, które zapewni komfort pracownikom i pozwoli zoptymalizować koszty utrzymania biura.

Rozwiązanie

Po zakończeniu rygorystycznych testów, easyJet wspólnie z Ricoh rozpoczęło wdrożenie RICOH Spaces. Najpierw z systemu korzystała grupa kontrolna. W tym czasie badano, w jaki sposób użytkownicy korzystają z platformy, czy potrzebne są jakieś usprawnienia. Dopiero po ich wprowadzeniu system został udostępniony wszystkim pracownikom. Aby zarezerwować biurko pracownicy easyJet mogą skorzystać z aplikacji na telefonie lub z platformy za pośrednictwem przeglądarki internetowej na komputerze. Po przybyciu do biura wystarczy zeskanować kod QR naklejony na biurku i potwierdzić obecność.

Doceniamy partnerstwo Ricoh. Zależało nam na współpracy z firmą, która przeprowadzi wdrożenie w sposób sprawny i bardzo elastyczny. RICOH Spaces jest ogromnym wsparciem dla przyjętego w firmie modelu pracy. Dzięki tej aplikacji będziemy wprowadzać kolejne udoskonalenia i zmiany, które pozwolą nam zbudować efektywne i ułatwiające współpracę środowisko.

Charlie Rainer, Head of Corporate Technology w easyJet

Case study: Visma | Raet

REZERWACJA BIUREK
I ZARZĄDZANIE BIUREM
Z RICOH SPACES

Wyzwanie

W jaki sposób najlepiej zarządzać tym, czy w danym momencie na terenie biura przebywa dozwolona liczba osób? Jak szybko sprawdzić, w której części biura zarezerwował miejsce kolega z zespołu? Firma Visma | Raet potrzebowała rozwiązania, które pozwoli szybko uzyskać odpowiedzi na te pytania oraz pomoże analizować to, w jaki sposób pracownicy korzystają z biura. Bardzo ważne było również wprowadzenie możliwości szybkiej rezerwacji przestrzeni do pracy.

Rozwiązanie

RICOH Spaces zapewnia szybki dostęp do interaktywnego planu biura, na którym można sprawdzić, które miejsca są zajęte i przez kogo. System zbiera dane na temat tego jak efektywnie jest wykorzystywana przestrzeń. To ułatwia podjęcie decyzji np. o przearanżowaniu przestrzeni i analizę zasadności kosztów ponoszonych na utrzymanie biura.